
Los aspectos a tener en cuenta son:
Espacio requerido: El número de participantes, así como los equipos a utilizar tienen un papel básico a la hora de determinar el espacio físico. Generalmente, tener mesas fijas para la comodidad de los participantes y micrófonos.
Iluminación: Se debe ofrecer una iluminación con la debida inclinación, y sobre todo, con una temperatura de color adecuada para evitar sombras.
Acústica: Conviene evitar que se produzca reverberación del sonido, instalando diferentes elementos en la sala de videoconferencia: cortinas, persianas, tapete, un cielo raso o franjas de cielo raso que escondan los bombillos para producir una luz indirecta. Por último, evitar los ruidos externos.
Presentación personal: Se debe tener presente: selección del vestuario, maquillaje, gafas, joyas, el pelo y la postura.

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